채용 후 남은 지원자 데이터, 반드시 폐기해야만 할까요?

채용 후 남은 지원자 데이터, 반드시 폐기해야만 할까요?

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쌓인 뉴스레터를 읽다가 중앙경제 HR '이레이버'에서 발행된 좋은 아티클을 읽고 여러분께 소개드리고자 합니다. 저도 여전히 채용 업무를 하고 있고 Data에 관심이 많기에 매번 고민했던 포인트 중 하나인데요.

 

제가 참고했던 자료의 원문은 글의 맨 아래에 써놓았으니 꼭 한 번 읽어보시길 바라겠습니다 😊

 

• 🔆 세 줄 요약
  1️⃣ 채용 서류는 채용절차법에 따라 반드시 파기해야 하며, 구직자의 동의가 있어도 보관할 수 없습니다.
  2️⃣ 미채용 지원자 정보 중 채용 서류에 해당하지 않는 개인정보는 구직자의 명시적인 동의 하에 제한적으로 보관할 수 있습니다.
  3️⃣ 개인정보의 보관 기간은 2~3년 정도로 설정하고, 이후에는 반드시 파기해야 법적 리스크를 최소화할 수 있습니다.

 

 

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✔️ 기업들이 우수한 인재를 채용하기 위해 수많은 지원자 데이터를 처리하는 것은 필수적입니다.

왜 필요하냐고 하면 이유가 셀 수도 없이 많지만, 딱 3개만 뽑아보면 "궁금하기" 때문입니다. 그렇기에 여러 ATS(Applicant Tracking Systems) 서비스에는 이러한 지원자 데이터를 리포트로 시각화해주는 여러 기능들을 포함하고 있습니다.

 

1. 우리 회사에 누가 어떤 경로를 통해 이 직무에 지원했는지?

2. 채용 프로세스별로 합격자들의 주요 특징은 무엇인지?

3. 최종 합격자가 실제 직무에 투입되었을 때 평가 데이터는 실제 직무 성과와 얼마나 상관성이 있는지?

 

인재가 필요할 때 외부에서 매번 새로운 인재를 찾는 과정은 시간과 비용 면에서 큰 부담이 됩니다. 그래서 많은 기업이 기존에 지원자 풀에서 합격자 뿐만 아니라, 미채용 지원자들(ex. 2순위, 3순위 합격자)의 정보를 데이터베이스에 저장해 두었다가 추후에 활용하기도 합니다. 하지만 이 과정에서 개인정보보호법 및 채용절차법과 같은 법적 규제를 어떻게 준수해야 할지 고민하는 HR 실무자들이 많습니다.

 

이번 글에서는 미채용 지원자 정보를 효율적으로 활용하는 동시에 법적 리스크를 최소화할 수 있는 실무적 가이드를 제시하고자 합니다.

 

 

✔️ 미채용 지원자 정보 보관과 법적 리스크(채용절차법 vs 개인정보보호법)

합격 후보였던 지원자의 정보는 기업이 인재를 빠르게 확보할 수 있는 '탐사가 되지 않은 금광'과 같습니다. 그러나 금광을 캐는 데는 위험이 따르듯, 이 정보를 활용할 때도 법적 규제를 철저히 준수해야 하며, 특히 개인정보 보호에 신경 써야 합니다. 가장 큰 법적 이슈는 채용절차법과 개인정보보호법 사이의 충돌에서 발생할 수 있습니다.

 

채용절차법은 구직자가 제출한 서류의 반환 및 처리 방법을 규정하며, 개인정보보호법은 이 법을 보완해 개인정보의 보호와 처리를 규제합니다. 채용절차법(제11조)에 따르면, 기업은 채용 절차가 끝난 후 일정 기간 내에 구직자가 제출한 서류를 반환하거나 파기해야 합니다. 이는 당연하게도 채용 시장에서의 지위적으로 불리할수밖에 없는 구직자의 권익을 보호하기 위한 필수적인 조치입니다.

 

이 아티클의 저자에 따르면 "채용절차법이 개인정보보호법상 개인정보의 파기에 관한 제21조가 있음에도 채용 서류의 파기에 관한 내용을 재차 법제화해 이 점을 강조한 배경 역시 여기에 있다"고 설명합니다.

 

✔️ 채용 서류의 보관 방법과 파기 의무

채용 절차에서 구직자가 제출한 이력서나 자기소개서 같은 서류는 일정 기간 후 파기해야 합니다. 법적으로 구직자가 서류를 반환받지 않겠다고 명시적으로 동의하더라도, 채용절차법에 따라 보관은 허용되지 않습니다. 예를 들어, 채용이 확정된 후에도 구직자의 서류를 반환하지 않거나 파기하지 않는다면, 기업은 법적 제재를 받을 수 있습니다. 결국 창고 또는 문서 보관함에 쌓아두기만 하고 버리지 않는 오래된 서류들은 문제가 됩니다.

 

이러한 사항에 대해 고용노동부는 2014년 채용절차법이 제정된 이후에는 관련 설명 자료에서 위 내용을 삭제하고, "원칙적으로 채용 여부 확정 이후에는 채용절차법에서 규정하는 바에 따라 채용 서류를 파기해야 한다"고만 안내하고 있을 뿐입니다[고용노동부(2020), 채용 절차의 공정화에 관한 법률 업무 매뉴얼, 제260면]. 

 

* 결국 "채용 서류"에 해당하는 것은 구직자로부터 별도의 동의를 받더라도 원칙적으로 파기해야만 합니다.

* 채용 절차법의 규율 대상이 되는 채용 서류 1. 기초 심사 자료 : 구직자의 이력서 및 자기소개서 등의 응시원서 2. 입증 자료         : 최종학력증명서, 경력증명서, 자격증, 등의 기초 심사자료에 기재한 사항을 증명하는 모든 자료 3. 심층 심사자료  : 특허나 실용신안 또는 개인논문 등의 연구실적물, 포트폴리오 등의 기타 평가 자료

 

✔️ 채용 서류 외 개인정보 활용 가능성

다만, 미채용 지원자 정보 중 채용 서류에 해당하지 않는 개인정보는 조금 다른 방식으로 관리할 수 있습니다. 예를 들어, 면접 점수나 연락처 같은 정보는 구직자로부터 명확한 동의를 받은 경우에만 지원자 데이터베이스에 보관할 수 있습니다. 하지만 이때도 수집 목적과 보관 기간을 분명히 밝히고, 별도로 '동의'를 받아 인재풀 운용을 위한 용도에 한정해 최소한의 정보만을 수집하는 것이 중요합니다. 이 정보도 꼭 필요한 것만 유지하는 것이 바람직합니다.

 

아티클에는 동의 과정에서도 '위 동의를 받을 때는 ①개인정보의 수집·이용 목적, ②수집·이용하려는 개인정보의 항목, ③개인정보의 보유 및 이용 기간, ④동의를 거부할 권리가 있다는 사실 및 동의 거부에 따른 불이익이 있는 경우에는 그 불이익의 내용을 알려야 한다(제15조 제2항 제1호 내지 제4호)'고 서술했습니다.

 

* 채용서류에 해당하지 않는 개인 정보라도 2년, 3년 등 적당한 기간을 설정하고 파기하는 것이 리스크를 줄이는 방법.

 

 

✔️ 개인정보 보관 기간 설정과 파기, 실무에서 법적 리스크를 최소화 하는 방안은?

수집한 개인정보를 무기한 보관하는 것은 법적 리스크를 초래할 수 있습니다. 위에서 언급한대로 보통 2년에서 3년 정도의 보관 기간을 설정하는 것이 적절합니다. 예를 들어, 일부 기업은 지원자 데이터베이스에 등록된 정보의 유효기간을 2년으로 설정하고, 그 이후에는 정보를 자동으로 삭제하는 시스템을 운영하고 있습니다. 개인정보도 정해진 기간이 지나면 안전하게 처리해야 함을 의미합니다.

 

미채용 지원자들의 개인정보를 관리하는 과정에서 구직자와의 신뢰 관계를 유지하는 것이 중요합니다. 이를 위해 기업은 명확한 개인정보 처리 방침을 수립하고, 이를 투명하게 구직자에게 알리는 것이 필요합니다. 예를 들어, 채용 과정에서 구직자에게 개인정보의 처리 방식과 보관 기간을 명확히 안내하고 동의를 받는 것이 좋은 사례입니다. HR 실무자들은 개인정보보호법과 채용절차법의 최신 규정을 숙지하고, 이를 실무에 반영하는 내부 정책을 마련해야 합니다. 이를 통해 법적 리스크를 최소화하고, 지원자 데이터베이스를 효율적으로 관리할 수 있습니다.

 

해외에서도 유사한 법적 규제가 존재합니다. 예를 들어, 유럽의 GDPR(General Data Protection Regulation)은 개인정보 보호를 엄격히 규제하며, 기업이 이를 위반할 경우 큰 벌금을 부과합니다. 한국의 법적 규제와 유사하지만, 더 광범위한 보호 규정을 요구합니다.

 

 

✔️ 결론

지원자 데이터베이스는 HR 실무에서 그 중요성이 점점 커지고 있습니다. 하지만 법적 규제를 무시하고 운영되는 지원자 데이터베이스는 기업에 큰 불이익을 초래할 수 있습니다. 채용절차법과 개인정보보호법을 철저히 준수하면서 지원자 데이터베이스를 운영하는 것이 중요합니다. 구직자의 권리를 보호하면서도, 기업의 법적 리스크를 최소화할 수 있는 적절한 정책과 신뢰 구축을 통해 지원자 데이터베이스를 효과적으로 관리하고, '탄탄한 기반을 가진 기업'으로서의 경쟁력을 강화할 수 있는 전략을 마련해야 합니다.

 

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❓  FAQ

Q1: 미채용 지원자 정보를 보관할 때 별도의 동의가 필요할까요?
A1: 채용 서류의 경우 원칙적으로 불가능하며, 그 외의 서류는 최소한의 목적과 기간을 정해 개인정보보호법에 따라 구직자의 명시적인 동의가 필요합니다.

 

Q2: 지원자 데이터베이스에 보관할 수 있는 정보는 어떤 것이 있나요?
A2 : 이름, 연락처, 면접 점수 등 최소한의 개인정보를 보관할 수 있습니다. (지원자가 제출한 것이 아닌, 회사에서 생성한 정보에 한하는 것이 좋음)

 

Q3: 채용 서류는 보관할 수 없나요?
A3 : 위에서 언급한대로, '채용 서류'로 분류된 것은 채용절차법에 따라 채용 서류는 반드시 파기해야 합니다.

 

Q4: 지원자 데이터베이스에 정보를 보관할 때 권장되는 기간은?
A4 : 개인정보보호법에 따라 보통 2년에서 3년 정도의 보관 기간을 설정하는 것이 좋습니다.

 

Q5: 채용절차법과 개인정보보호법 중 어떤 법을 우선 적용해야 하나요?
A5 : 아티클에 따르면, 개인정보보호법은 개인정보의 처리 및 보호에 관해 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 법에서 정하는 바에 따른다고 규정하고 있고 채용절차법은  개인정보가 포함된 채용 서류의 반환 및 처리 방법에 관한 규정을 별도로 두고 있기에 채용절차법이 '특별법'의 지위를 갖을 수 있다고 보고 있습니다.

 

⚠️ 참고자료 ⚠️ 중앙경제 HR CONTENT CREATOR, 2024.08.14, "탈락자 정보 인재풀 활용, 별도 동의만으로 충분할까?"